Email di conferma: quali tipologie ci sono e come scriverle

Le email di conferma fanno parte delle email transazionali, ossia comunicazioni digitali inviate automaticamente in risposta a un’azione specifica dell’utente.

Queste email hanno un ruolo davvero importante: rassicurare il cliente sull’esito di una transazione. Per il tuo brand è un’occasione strategica da non sottovalutare per generare impatto e crescita nel numero di transazioni.

Un’email di conferma è quindi fondamentale perché soddisfa le aspettative dell’utente, lo rassicura sull’esito della transazione, dimostra affidabilità e costituisce un’occasione per garantire ulteriore traffico al tuo sito.

Le email di conferma sono, quindi, il primo riscontro sull’esito di una transazione ma può essere molto più di un contenuto informativo. Per cominciare, solitamente chi effettua una transazione online desidera tenerne traccia e questo gioca a tuo vantaggio su più fronti. In questo modo, avrai a disposizione indirizzi email verificati che l’utente monitora spesso: un’ottima occasione per assicurarti la possibilità di comparire nuovamente nella sua inbox, magari con approfondimenti, offerte, sconti o prodotti che arricchiscono la qualità della transazione precedente. 

Vediamo ora alcuni esempi pratici.

La conferma di avvenuta prenotazione riepiloga i termini della prenotazione e garantisce al cliente che la sua richiesta sia stata accolta. 

Quando si parla di settori come quello della ristorazione o delle strutture alberghiere è importante che la tua email di conferma contenga le informazioni essenziali come data di inizio e di fine soggiorno, orario della prenotazione e riepilogo del numero dei partecipanti, eventuali contatti con l’host, procedure e termini di modifica. 

Trattandosi di un ambito dedicato all’accoglienza, la tua email di conferma è la prima forma di benvenuto al cliente, per questo è fondamentale che il tono di voce sia amichevole, disponibile e in linea con l’identità del tuo brand, così da suggerire ai clienti il valore dell’esperienza che hanno acquistato.

L’email di conferma ordine o spedizione viene inviata in seguito a una transazione su un e-commerce o un marketplace e costituisce un riscontro tangibile a cui fare riferimento in caso di problemi con l’ordine o la spedizione. 

Quando un cliente effettua un ordine, l’email di conferma ha un compito triplice: rassicurare sullo stato dell’avvenuta transazione, riepilogare ciò che è stato acquistato e dare informazioni sulla spedizione. In questo caso, oltre al numero di riferimento dell’ordine e al suo riepilogo, è un’ottima idea inserire codici sconto personalizzati per ringraziare della fiducia e stimolare a fare un nuovo acquisto.  

Ricorda di inserire anche le informazioni che riguardano il reso e il rimborso, meglio se in un collegamento esterno per non affollare il corpo del testo.

L’email di conferma di avvenuta registrazione viene inviata dopo l’iscrizione a una piattaforma o community e, oltre a fornire le credenziali di accesso, deve contenere anche le informazioni e linee guida generali della tua piattaforma. 

Cosa non può mancare? Un recap delle credenziali e informazioni sulla navigabilità del sito, che permettono ai nuovi membri di aumentare la permanenza in piattaforma e prendere dimestichezza con la tua interfaccia.

L’email di conferma di sottoscrizione a un servizio online fornisce sicurezza sull’esito dell’iscrizione contribuendo a definire le aspettative, coinvolgere gli utenti e costruire fedeltà nei confronti del brand. 

Deve contenere un riepilogo dell’iscrizione, informazioni sul rinnovo della licenza e sul pagamento, credenziali di accesso e suggerimenti per muovere i primi passi nell’utilizzo di un nuovo tool o servizio. Puoi inserire video tutorial, approfondimenti e invitare a webinar di formazione. Ricorda di segnalare un riferimento in caso di necessità di supporto tecnico (indirizzo email o collegamento alle FAQ). 

Vediamo insieme quali sono gli elementi immancabili per scrivere un’email di conferma efficace:

• Utilizza un tono di voce in linea con la personalità del tuo brand. Puoi anche utilizzare qualche emoji (senza esagerare) per rendere visivamente più accattivante l’oggetto della tua email.
• Ordine e chiarezza sono i tuoi alleati per mantenere alta l’attenzione del cliente ed eliminare possibili dubbi e incomprensioni. 
• Informazioni concise: evita di scendere troppo nel dettaglio o di essere troppo dispersivo. Per approfondire i contenuti usa i collegamenti esterni e rendi il tuo copy più snello.
• Non dimenticare mai la call to action (CTA) che deve essere invitante e spingere il cliente a compiere l’azione desiderata.
• Offri sempre un supporto ai tuoi clienti: puoi aggiungere un numero di telefono al call center o invitarli a mandare un’email per chiarire eventuali dubbi.

Adesso puoi passare all’azione! Comincia a scrivere le tue email di conferma e monitora sempre i risultati per migliorare costantemente il valore dei tuoi contenuti.