Tracciamento dei pixel di apertura delle email: cosa prevedono le Linee Guida del Garante Privacy e come prepararsi

Le nuove Linee Guida del Garante Privacy sui pixel di tracciamento nelle email richiedono alle aziende maggiore attenzione nella gestione di informativa, consenso e revoca, soprattutto quando il dato di apertura viene usato per finalità promozionali, di segmentazione, profilazione o personalizzazione delle comunicazioni. 

L’obiettivo delle Linee Guida è la trasparenza: gli utenti finali devono essere consapevoli di come funzionano gli strumenti di monitoraggio integrati nelle comunicazioni digitali e devono poter esercitare un controllo effettivo sui propri dati personali e sulle preferenze. 

Secondo le indicazioni del Garante l’utente deve essere messo nelle condizioni di comprendere preventivamente se e come verrà tracciata la propria attività per poter esercitare facilmente i propri diritti in materia di protezione dei dati personali, inclusi l’accesso, l’opposizione e la revoca del consenso. 

Le aziende sono chiamate ad adeguarsi a queste Linee Guida entro il 14 ottobre 2026.  

Se usi MailUp, il Centro Preferenze della piattaforma contiene nelle sue opzioni di configurazione uno strumento che ti permette di gestire la scelta dell’utente rispetto al tracciamento statistico dei pixel. Puoi quindi consentire ai tuoi utenti finali di esprimere consenso o revoca sul tracciamento delle aperture, come richiesto dalle Linee Guida.  

In questo articolo vedremo meglio: cosa sono i pixel di tracciamento, cosa prevedono le Linee Guida del Garante e quali strumenti MailUp mette a disposizione per supportare i clienti nell’adeguamento. 

Un tracking pixel o pixel di tracciamento è una piccola immagine, spesso invisibile all’utente, inserita all’interno di un’email. Quando il destinatario apre il messaggio e il contenuto viene caricato, il pixel può permettere al mittente di rilevare l’apertura dell’email.

Le Linee Guida chiariscono che, anche se i pixel di tracciamento sono elementi tecnici e non visibili all’utente, il loro utilizzo deve essere comunicato in modo trasparente quando comporta la raccolta di informazioni sul comportamento del destinatario. 

Nel concreto, chi invia email deve presidiare tre aspetti principali. 

• Il primo è l’informativa: l’utente deve sapere se nelle email vengono utilizzati pixel di tracciamento, per quali finalità e con quali effetti sulle comunicazioni che riceve. 

• Il secondo è il consenso, quando richiesto: se il dato di apertura viene usato per finalità promozionali, comportamentali, di segmentazione o personalizzazione, il consenso deve essere preventivo, libero, specifico, informato e inequivocabile. 
• Il terzo è la revoca: l’utente deve poter modificare facilmente le proprie scelte. In particolare, deve poter revocare il tracciamento senza essere necessariamente obbligato a disiscriversi da tutte le comunicazioni. 

Il consenso serve quando il tracking viene usato per finalità che riguardano il comportamento del singolo destinatario. 

È il caso, ad esempio, in cui il dato di apertura venga utilizzato per: 

• valutare la performance di campagne promozionali sulla base del comportamento osservato; 

• modificare oggetto, contenuto o frequenza degli invii; 

• interrompere o intensificare comunicazioni in base all’engagement individuale; 

• segmentare utenti attivi, inattivi, interessati o non interessati; 

• dedurre gusti, preferenze o interessi; 

• costruire profili commerciali o comportamentali. 

In questi scenari, il tracking non serve solo a sapere “come è andata la campagna” in generale. Serve a prendere decisioni legate a persone o gruppi specifici. Per questo motivo, informativa, consenso e revoca devono essere presidiati con particolare attenzione.

Le Linee Guida prevedono anche casi in cui il consenso specifico al tracking può non essere necessario. 

In modo semplificato, può accadere quando il pixel è usato per: 

• statistiche aggregate e anonime, ad esempio per misurare il tasso globale di apertura senza identificare il singolo destinatario; 

• deliverability e contrasto spam, se il dato è usato in modo proporzionato e non personalizzato; 

• sicurezza e autenticazione, ad esempio conferme account, reset password o processi necessari alla protezione dell’utente; 

• comunicazioni istituzionali o di servizio obbligatorie, quando il titolare ha l’obbligo di inviarle; 

• esigenze tecniche necessarie alla trasmissione o al servizio richiesto dall’utente. 

Il punto chiave è questo: quando il dato resta aggregato, anonimo o strettamente necessario al servizio, la valutazione può essere diversa rispetto al marketing comportamentale. 

Questo non significa che si possa ignorare la privacy. Anche quando il consenso non serve, restano importanti informativa, minimizzazione dei dati, proporzionalità e configurazione corretta del trattamento. 

In pratica, l’utente dovrebbe poter scegliere tra più livelli: 

1. non ricevere più comunicazioni, quindi disiscriversi; 

1. continuare a ricevere comunicazioni con un tracciamento anonimizzato; 

1. modificare le proprie preferenze di comunicazione, se il mittente offre una gestione più articolata delle preferenze. 

Questa impostazione evita una scelta troppo rigida: o accetto tutto, o mi disiscrivo da tutto. 

Per chi invia email, significa che i meccanismi di gestione delle preferenze devono essere chiari, accessibili e facilmente utilizzabili. Per questo può aiutarti MailUp con il suo Centro Preferenze. 

MailUp mette già a disposizione dei clienti il Centro Preferenze, uno strumento che consente al mittente di offrire agli utenti finali un punto unico per gestire le proprie preferenze di comunicazione. 

Puoi raggiungere il Centro Preferenze dal menu a sinistra, alla voce Database Building.  

All’interno del Centro Preferenze è possibile inserire un checkbox dedicato alla scelta dell’utente sul tracciamento statistico dei pixel. In questo modo, il destinatario può esprimere o modificare la propria scelta rispetto al tracciamento. 

In caso di revoca del consenso al tracciamento tramite Centro Preferenze, il destinatario può continuare a ricevere comunicazioni con tracciamento anonimizzato. In pratica, salvo disabilitazione del tracking per tutta la lista, il pixel può continuare a essere presente nell’email, ma i dati non vengono più ricondotti al singolo destinatario che ha revocato il consenso. 

Per il cliente MailUp, questo significa poter lavorare su tre aspetti operativi: 

• rendere visibile all’utente la possibilità di gestire le proprie preferenze;  

• inserire nel Centro Preferenze il checkbox relativo al tracciamento statistico dei pixel;  

• configurare la gestione della revoca in modo coerente con la propria informativa e con le valutazioni del proprio DPO o consulente privacy.  

MailUp supporta quindi il percorso di adeguamento mettendo a disposizione una funzionalità già presente in piattaforma. La corretta configurazione, il contenuto dell’informativa, la base giuridica del trattamento, la raccolta del consenso e la registrazione delle scelte restano però in capo all’azienda che invia le comunicazioni. 

Per prepararsi alla scadenza del 14 ottobre 2026, i clienti MailUp possono partire da questi passaggi.  

Disclaimer: questa checklist non sostituisce una valutazione legale, ma aiuta a individuare i principali passaggi operativi da presidiare con il proprio DPO o consulente privacy. 

1. Verifica se il tuo trattamento rientra nei casi che richiedono consenso

Prima di tutto, verifica con il tuo DPO o consulente privacy se l’uso dei pixel di tracciamento nelle tue email rientra in uno dei casi in cui il consenso è richiesto. 

In generale, se utilizzi il dato di apertura per finalità promozionali, segmentazione, personalizzazione, ottimizzazione degli invii o analisi del comportamento del singolo destinatario, il consenso è richiesto e devi procedere con gli step successivi.  

2. Aggiorna l’informativa privacy

Le Linee Guida richiedono che gli utenti siano informati in modo chiaro sull’uso dei pixel di tracciamento e sulle relative finalità. 

Per questo, verifica e aggiorna: 

• l’informativa privacy;  

• i testi presenti nei form di iscrizione;  

• le informazioni rese disponibili agli utenti sulle modalità di revoca.  

 Per i destinatari già presenti nel database, valuta con il tuo DPO o consulente privacy come comunicare l’aggiornamento dell’informativa, ad esempio tramite una privacy policy aggiornata o una comunicazione dedicata nel primo momento utile. 

3. Configura il Centro PreferenzeMailUp

MailUp mette già a disposizione il Centro Preferenze, dove dovrai inserire il checkbox relativo al consenso al tracciamento statistico dei pixel. 

In questo modo puoi offrire all’utente finale un punto chiaro in cui gestire la propria scelta sul tracciamento. 

Il Centro Preferenze dovrebbe essere reso facilmente accessibile nelle comunicazioni interessate (tramite inserimento del link nel footer), così che l’utente possa modificare le proprie preferenze sul tracciamento in modo semplice. 

4. Inserisci un testo chiaro accanto alcheckboxdi consenso al tracciamento 

Nel Centro Preferenze, il checkbox sul tracciamento deve essere accompagnato da un testo comprensibile, che spieghi in modo sintetico cosa comporta la scelta dell’utente. 

Il testo definitivo deve essere coerente con le finalità effettive del trattamento e con l’informativa privacy. 

5. Gestisci la revoca del tracciamento

Prevedi una modalità chiara per consentire all’utente di revocare il consenso al tracciamento. 

In MailUp, in caso di revoca tramite Centro Preferenze, il destinatario può continuare a ricevere comunicazioni con tracciamento anonimizzato. In pratica il pixel può continuare a essere presente nell’email, ma i dati non vengono più ricondotti al singolo destinatario che ha revocato il consenso. 

6. Documenta le scelte e le configurazioni adottate

Conserva evidenza delle configurazioni impostate, dei testi utilizzati e delle modalità con cui hai informato gli utenti. 

Questa documentazione può essere utile per dimostrare il percorso seguito e per mantenere allineati marketing, privacy, customer care e team tecnici.

Le Linee Guida del Garante Privacy sui tracking pixel nelle email rappresentano un passaggio importante per chi usa l’email marketing in modo evoluto. 

Il punto non è rinunciare alla misurazione delle performance, ma gestirla con maggiore trasparenza, controllo e attenzione alle scelte dell’utente. 

Per le aziende, questo significa rivedere processi, informative, consensi e strumenti di gestione delle preferenze. Per i team marketing, significa adottare un approccio più consapevole al dato: non solo misurare di più, ma misurare meglio, con regole chiare e processi configurati correttamente. 

MailUp mette a disposizione il Centro Preferenze, uno strumento utile per supportare questo percorso. Il passo successivo è configurarlo in modo coerente, con il supporto delle figure privacy competenti e con una comunicazione chiara verso gli utenti finali.