Come si scrivono le email di errata corrige e scuse

Le email rappresentano il fulcro delle comunicazioni aziendali. E nonostante oggi si possano utilizzare strumenti che ci aiutano a scrivere senza errori come l’Intelligenza Artificiale, potremmo comunque trovarci nella situazione di commettere un errore di comunicazione, scrittura, target di invio o tono di voce. Qualsiasi marketer, nella sua esperienza nel mondo dell’email marketing, potrebbe trovarsi nella situazione di dover rimediare inviando un’email di scuse o errata corrige.

Per questo, abbiamo realizzato una guida completa per aiutarti a scrivere correttamente email di errata corrige e email di scuse al fine di affrontare queste spiacevoli situazioni e, nel migliore dei casi, trasformarle in opportunità per rafforzare il rapporto con i propri clienti

Queste email sono un’ottima soluzione per sottolineare la trasparenza di un’azienda e dimostrare un elevato grado di professionalità e responsabilità. Anche la prontezza nel riconoscere e affrontare eventuali imprecisioni evidenzia un approccio aperto e onesto nei confronti delle persone.

Le email di errata corrige possono, quindi, trasformarsi anche in un potente mezzo strategico in grado di rafforzare la fiducia e consolidare positivamente la reputazione dell’azienda.

Sono diversi i motivi che possono portare alla stesura e all’invio di un’email di scuse: le più comuni sono legate a ritardi di spedizione per problemi logistici o informazioni sbagliate all’interno di una comunicazione.

Ecco le casistiche più comuni:

• Informazioni errate o poco chiare: succede molto spesso di inserire dati non accurati, dovuti a mancate verifiche o altre problematiche. Sbagliare è umano, per questo chiedere scusa è un atto di affidabilità e onestà.
• Link non funzionanti: succede anche, soprattutto nel settore dell’ecommerce, di inviare comunicazioni con link che portano a una pagina di errore o, nei casi più estremi, ad altri collegamenti non attinenti. Questo succede, per esempio, nelle email di pagamento o di spedizione. Rimediare al più presto con una email di scuse riuscirà a rassicurare il cliente e a dimostrarsi un’azienda trasparente e responsabile.
• Ritardi di spedizione o difetti di prodotto: è possibile, soprattutto se la tua azienda vende prodotti online, che alcuni di questi possano arrivare in ritardo o, peggio, danneggiati. Anche in questo caso è importante informare subito il cliente e scusarsi.

Esistono molte altre casistiche che vengono supportate e risolte con questa tipologia di email. Qualsiasi sia il motivo, quando si commette un errore sul lavoro, è importante chiedere scusa per rimediare e ristabilire il rapporto e la fiducia del cliente.

Passiamo adesso alla parte pratica: come scrivere in modo esatto e professionale una email di scuse? Ecco 4 suggerimenti utili:

• Personalizzazione del messaggio: ti consigliamo di personalizzare il messaggio in base al contesto e al destinario. Comprendere il punto di vista del cliente, mostrando empatia e umanità nelle parole che utilizzi, nel tone of voice e anche nelle immagini che scegli, è fondamentale per una comunicazione efficace. Inizia sempre il messaggio con una semplice frase di scuse, diretta e chiara. Questa deve essere la prima cosa da trasmettere come messaggio al tuo destinatario.
• Offrire soluzioni pratiche e concrete: una buona e funzionale email di errata corrige va oltre delle semplici scuse e suggerisce soluzioni o, dove possibile, buoni sconto e restituzioni parziali o complete. Questo comportamento dimostra un impegno tangibile nel risolvere il problema e ripristinare la fiducia del cliente. La prima regola in questi casi, infatti, è prima scusarsi, poi rivoltare il messaggio in chiave positiva, per far dimenticare al destinatario l’accaduto spiacevole e lasciarlo con un ricordo piacevole.
• Ottimizzazione dei tempi: onestà e tempestività sono le parole chiave quando si parla di un’email di questa tipologia. Non lasciare quindi passare troppo tempo dal tuo “errore” per scusarti e inviare la tua email: intervieni subito e in maniera semplice.
• Professionalità: un altro elemento importante all’interno di una email di scuse è il tono di voce utilizzato, il quale deve mantenersi sempre professionale e positivo. Evita i toni troppo difensivi o troppo informali e ironici e concentra il messaggio esclusivamente sulla risoluzione del problema.

Tirando le somme, possiamo dire che la comunicazione aziendale è tanto potente quanto delicata. Gli errori, sebbene inevitabili, nel lavoro, come nella vita oltre lo schermo, possono rappresentare una grande sfida nelle relazioni. A volte, se ben affrontati, possono anche trasformarsi in opportunità di miglioramento per consolidare il legame con i clienti e migliorare la brand reputation.

Eccoti ora qualche esempio di email di scuse che abbiamo selezionato per darti alcune ispirazioni e che secondo noi rispettano le best practice elencate sopra:

Questo è un esempio perfetto di email di scuse da inviare al cliente, in questo caso, per informare di un ritardo di spedizione (Fonte: ReallyGoodEmails).

Ecco, invece, un’email di errata corrige con l’inserimento di un codice sconto da utilizzare all’interno del sito (Fonte: ReallyGoodEmails).

L’esempio riportato qui sopra è invece un ottimo escamotage per trasformare un errore in una call to action. Essere trasparenti e allo stesso tempo utilizzare la creatività può essere una soluzione aziendale molto funzionale.

Oltre a seguire i consigli che hai trovato in questo articolo, cerca sempre di utilizzare una scrittura in linea con i valori del tuo brand. Come vedi, è possibile trasformare spiacevoli situazioni o errori in opportunità di business!