Come si crea una mailinglist di contatti illimitati? Metodo in 5 Step

Quando su Google si cercano istruzioni su come creare una mailing list, quasi tutti i risultati si concentrano sulle operazioni messe a disposizione da Gmail o altri provider di posta.

Una soluzione fai da te di questo tipo è impensabile per un’azienda, a meno che la lista di destinatari sia particolarmente ristretta e destinata a rimanere tale.

La mailing list per un brand è qualcosa di ben più complesso: è un organismo in costante divenire, che deve evolvere nel tempo tendendo all’espansione. Qualsiasi azienda ha come obiettivo quello di crescere, aumentare i suoi clienti e raggiungere un pubblico sempre più ampio: tutti traguardi che non si possono raggiungere con soluzioni come Gmail o altri provider. Ma nemmeno con tante delle piattaforme di Email Marketing che trovi sul mercato, che purtroppo impongono dei limiti nel numero di contatti da importare nel database.

In questo post vedremo quindi come creare una mailing list illimitata con MailUp, piattaforma di Email Marketing che non prevede limiti nel numero di indirizzi email da includere nel database e come poter importare il tuo intero database se hai già iniziato a costruirlo e vuoi trasferirlo dal tuo attuale provider alla piattaforma.

Ma quindi, cos’è una mailing list, prima di tutto? Una mailing list non è altro che una raccolta di indirizzi email che ricevono messaggi di posta elettronica da parte del dominio del mittente a cui si sono registrati.

Alcuni saranno necessariamente già in tuo possesso, altri ancora no:

• Strumento  di invio email senza limiti 
• Funzionalità di importazione contatti
• Una base di contatti  raccolta con le best practice di Database Building 
• Form d’iscrizione per espandere il tuo database 
• Funzionalità per gestire la raccolta e gestione del consenso 

Tutte le voci di questa lista, con MailUp, sono a tua disposizione in un’unica piattaforma, tra le poche sul mercato a offrire la possibilità di creare un database illimitato senza costi aggiuntivi.

Abbiamo individuato 5 step, alcuni semplici, immediati e operativi, altri più complessi, strategici e a medio-lungo termine, per avere un database illimitato di indirizzi email. Partiamo.

1. Scegli la piattaforma di invio con opzione di database illimitato

Si tratta del deus ex machina di qualsiasi attività di Email Marketing e utilizzo di mailing list. Sono due i grandi vantaggi (l’uno complementare agli altri) di avere un database illimitato (e, di conseguenza, una piattaforma che mette a disposizione questa soluzione):

1. Performance
   Un’infrastruttura professionale consente di raggiungere elevati tassi di recapito e proteggere  gli invii da eventuali interferenze spam e phishing, con conseguente miglioramento delle performance. Se a questo aggiungiamo che con un database illimitato si può raggiungere un’audience molto più estesa (benché di qualità), le tue attività di Email Marketing possono raggiungere risultati ancora più incisivi e rilevanti per il tuo business. .
2. Ritorno sull’investimento
   Con un solo investimento su una piattaforma di Email Marketing con database illimitato puoi inviare tutte le email che vuoi, dalle newsletter alle campagne promozionali, e aumentare così le probabilità numeriche di conversione e il ritorno economico sull’unico investimento che hai fatto inizialmente. MailUp infatti non prevede costi aggiuntivi se aumenti il numero dei tuoi contatti o effettui più invii del solito. Allo stesso prezzo, hai infinite possibilità di invio e di conversione.

Pensa a occasioni come Black Friday, Natale e saldi, in cui spesso c’è necessità di aumentare i volumi d’invio, impostare ben più di una campagna e automatizzare tutti gli invii transazionali (ordini d’acquisto, emissioni di fatture e notifiche di spedizioni). In periodi chiave di questo tipo, vorresti dover rinunciare a operazioni così importanti?

La piattaforma MailUp ti permette di beneficiare di tutti questi vantaggi. Se non ci credi, provaci gratis senza alcun impegno: compila il form e attiva la prova MailUp in soli 5 minuti. 

2. Carica la tua mailing list: crea liste e gruppi

Il primo step consiste nel caricamento della mailing list di contatti (non importa quanto nutrita) all’interno della piattaforma: puoi farlo importando manualmente ogni singolo indirizzo email, oppure caricando file csv, file text, file excel o xml.

Una volta caricata, avrai creato la tua prima lista, che altro non è che un insieme indipendente di messaggi, destinatari, impostazioni, statistiche ecc.

Come anticipato prima, la lista è un macro-contenitore, che può essere suddiviso al suo interno di infiniti gruppi, così da creare diverse categorie di invio. I destinatari possono appartenere a più gruppi contemporaneamente.

Alcuni esempi?

• Gruppo potenziali clienti
• Gruppo migliori clienti dai potenziali
• Gruppo newsletter
• Gruppo promozioni
• Gruppo destinatari inattivi
• Gruppo destinatari esteri
• Gruppo contatti Facebook
• Gruppo mercato B2B

3. Metti a punto una strategia di database building per espandere il tuo database in modo illimitato

Una volta creata la mailing list, si tratta di implementare una o più strategie che consentano di alimentare costantemente la lista con nuovi destinatari ed espanderla, ovvero di fare Database Building. È una delle golden rule dell’Email Marketing: il database è un organismo in continuo mutamento e ricambio, che deve tendere all’espansione.

A venirci incontro per rendere sistematica questa attività sono alcuni strumenti dedicati, tutti  disponibili in MailUp, in una sezione dedicata proprio a questo obiettivo: il Database Building. Ciascun tool consente di convertire l’utente in destinatario, farlo iscrivere in maniera sicura e senza intoppi, raccogliere i suoi dati e ottenere il consenso al loro trattamento:

• form d’iscrizione e pop-up
• captcha per proteggere i form da attacchi spam e phishing
• email di conferma iscrizione per adottare il metodo double opt-in (personalizzabili con l’edizione Plus di MailUp)
• pagine post-iscrizione per confermare l’iscrizione e ottimizzare il flusso a livello di User Experience
• email di benvenuto (anch’esse personalizzabili con l’edizione Plus di MailUp)
• form di profilazione per arricchire i dati dei contatti e creare profili a 360 gradi
• plugin e integrazioni per connettere i dati presenti su altri tuoi sistemi, CRM e e-commerce alla piattaforma d’invio

E se vuoi spingerti oltre nelle tue attività di Email Marketing, con la Customer Data Platform hai uno strumento avanzato che ti permette non solo di raccogliere e gestire in real time tutti i dati che hai sparsi su CRM, database esterni, social e form d’iscrizione, ma anche di poter sfruttare questi dati per creare target dinamici accurati da intercettare con campagne multicanale rilevanti e personalizzate.

4. Database illimitato sì, ma di qualità!

Quando raccogli indirizzi email per espandere le tue liste, devi sempre ricordare che anche la qualità del database è fondamentale. Questo perché se i contatti raccolti non sono interessati o, peggio ancora, sono invalidi o potenziali spammer, le tue capacità di recapito (ovvero la tua deliverability) e la tua reputazione come mittente possono essere seriamente danneggiate.

Il viaggio che un’email compie prima di raggiungere la casella di posta dei tuoi destinatari è in realtà molto lungo e pieno di potenziali ostacoli che possono bloccare il recapito effettivo. Avere una buona deliverability ti consente di ridurre questi ostacoli e facilitare il recapito del tuo messaggio. E per avere una buona deliverability, bisogna partire dalla qualità dei contatti che hai raccolto, soprattutto quando si parla di numeri elevati. Effettuare un controllo sulla qualità degli indirizzi presenti nel tuo database e verificare la loro validità e reputazione è uno step che non può mancare.

Il processo di vetting di MailUp

Come effettuare questo controllo? MailUp svolge, per ogni suo cliente, un processo di vetting, ovvero una verifica di qualità delle liste email caricate e della reputazione mittente degli indirizzi email del database prima che il cliente effettui il suo primo invio. Questo controllo chiamato vetting non viene usato da MailUp solo per rifiutare spammer e liste non legittime, ma anche per identificare tutti i problemi che un cliente deve sanare nel suo database prima di poter inviare le sue campagne. In questo modo MailUp riesce a proteggere tutti i suoi clienti da eventuali danni di reputazione e aiutarli a migliorare ulteriormente la qualità delle loro liste.

Il processo di vetting non termina con il controllo che precede il primo invio, ma viene eseguito regolarmente tramite processi automatizzati. Questo per garantire sempre sicurezza e capacità di invio impeccabili.

5. Ottimizza la velocità di invio

Una volta che le tue liste sono state analizzate e la loro qualità approvata, puoi iniziare a inviare! Scegli quindi la velocità d’invio più adatta alle dimensioni del tuo database e alle tue esigenze.
MailUp, proprio perché ti consente di avere un database illimitato e aumentarne la capienza, mette a tua disposizione la possibilità di aumentare la velocità d’invio delle tue email nel caso in cui volessi raggiungere l’inbox dei destinatari più velocemente rispetto ai tuoi competitors.
La velocità d’invio standard è di 2mila email all’ora e anche se il tuo database è molto ampio ci vogliono pochi secondi per programmare un invio e “creare la coda” dei destinatari.

Ma se hai esigenza di ottimizzare la tua velocità perché il tuo database è cresciuto e vuoi avere performance ancora più ottimali, puoi chiederci di aumentare la tua velocità quando vuoi: compila qui il form e ti ricontatteremo per proporti la velocità migliore per le tue esigenze!

Rimane, ad ogni modo, la possibilità di gestire piccole mailing list direttamente dall’account Gmail. Scopriamo, in breve, come creare mailing list con Gmail e perché non è consigliabile farlo.

Per creare una mailing list con Gmail, il primo passo è accedere alla propria rubrica Google Contatti, effettuando l’accesso con il proprio account Gmail. Una volta assicurato il login, occorrerà spuntare manualmente i contatti presenti in rubrica che vuoi aggiungere alla mailing list, e attribuire loro un’etichetta di gruppo.

Entrando, di seguito, nella propria casella email Gmail, sarà ora possibile richiamare la medesima etichetta nel campo dei destinatari del messaggio, includendo automaticamente tutti i contatti contrassegnati con quell’etichetta.

Attenzione: queste operazioni sono attualmente possibili solo da web, mentre non sono consentite dalle applicazioni mobile di Gmail.

Creare liste di email su Gmail: gli svantaggi

Quelle create su Gmail sono mailing list impropriamente dette, dal momento che devono essere gestite manualmente e non attraverso un sistema professionale. Meglio sarebbe definirle “liste di invio” o “liste di distribuzione”, comode per piccoli gruppi di utenti a cui dobbiamo scrivere comunicazioni più o meno massive – come inviti ad eventi o auguri di buon Natale.

Sicuramente non si tratta di una soluzione adatta alla gestione di liste composte da centinaia o migliaia di contatti, anche per una questione di ottimizzazione dei recapiti.

Da queste premesse puoi già facilmente capire quali siano i principali svantaggi di utilizzare Gmail per inviare le tue email:

• gestione manuale non automatizzabile delle operazioni di raccolta contatti e importazione
• assenza di strumenti di segmentazione per creare target
• invio delle email manuale e massivo
• email non personalizzate e invii automatici non disponibili
• velocità d’invio non modificabile
• grande investimento di tempo e risorse

Seguendo questi punti, la tua mailing list si sarà convertita in una vera e propria strategia finalizzata alla costante espansione del database.

Senza dimenticare la parte di gestione. MailUp infatti processa in automatico gli indirizzi email per individuare:

• Bounce
  Identificati e categorizzati per tipologia di errore.
• Disiscritti
  Isolati e ignorati nei successivi invii.
• Indirizzi doppi
  Eliminati in fase di importazione.
• Indirizzi errati
  Visualizzati per un ulteriore controllo.

Le risorse e il potenziale dell’Email Marketing sono elevatissimi. Il consiglio è di iniziare da subito con una piattaforma di invio professionale. MailUp è gratuita per 15 giorni. Puoi provarla, prendere confidenza con le sue funzioni e poi scegliere se fa al caso tuo.