Marketing Automation: strategie per costruire flussi efficaci di email automatiche

All’interno di un panorama di marketing sempre più orientato alla multicanalità e alla personalizzazione delle comunicazioni, i flussi automatici offrono un’eccezionale opportunità di crescita per le aziende. Le motivazioni che spingono le aziende ad adottare sistemi di Marketing Automation sono molteplici: i messaggi automatici sono puntuali, immediati, personalizzati ed estremamente rilevanti per il destinatario.

Tale maggiore efficacia ha un diretto riscontro nei tassi d’apertura e di clic, superiori e più frequenti rispetto alle comunicazioni non automatiche. Un trend positivo che, a sua volta, si traduce in un incremento di conversioni e ricavi per l’azienda. Proprio per via della centralità del tema dell’automation per le aziende abbiamo creato di recente un ebook dedicato, scritto a quattro mani con Studio Cappello: puoi scaricarlo gratuitamente a questa pagina.

Nonostante il potenziale altissimo, tuttavia, l’email automation è ancora poco utilizzata dalle aziende. Secondo il report di HubSpot del 2023, oltre il 75% delle aziende globali utilizzano soluzioni di marketing automation (fonte: HubSpot, 2023).

C’è un ampio margine di miglioramento, e secondo noi il punto giusto da cui partire è la corretta comprensione degli strumenti e delle potenzialità di questa tecnologia, per superare paure e dubbi che possano prevenirne l’utilizzo.

In questo blog post, entreremo nel dettaglio per scoprire:

• Che cos’è la Marketing Automation
• Quali sono le possibili campagne automatiche da strutturare
• Come costruire un email marketing flow nella piattaforma MailUp

La Marketing Automation è la sintesi di una serie di attività complesse con diversi obiettivi tattici e operativi, riconducibili a un triplice obiettivo finale:

• personalizzare al massimo l’esperienza utente;
• costruire una conversazione personale con ciascun utente;
• massimizzare il ROI dei singoli canali marketing.

È costituita, quindi, da campagne email e SMS che si attivano in automatico, in base alle azioni e ai comportamenti dell’utente.

Al contrario di una campagna promozionale one-shot, il messaggio automatico viene creato e impostato una volta sola, e inviato ai contatti del database ogni qual volta le condizioni impostate vengano soddisfatte.

Nel 2025, le aziende non si limitano più all’uso esclusivo di email e SMS. Le strategie di automation email marketing includono anche canali come messaggistica istantanea, social media e notifiche push.

Se dovessimo creare e inviare manualmente un’email a tutti i nuovi iscritti alla newsletter, ad esempio, dovremmo fare i conti con un lungo lavoro che ci occuperebbe tempo e risorse. Al contrario, gli invii automatici velocizzano e semplificano le attività di marketing. Il vantaggio di un sistema automatico è proprio questo: una volta impostato il sistema di regole e il contenuto, l’automatismo lavora per te.

Creare un flusso di comunicazioni automatiche con MailUp è semplice e intuitivo. La piattaforma dispone di funzionalità di Marketing Automation estremamente avanzate ed evolute – inclusa la possibilità di creare workflow cross-canale con email e SMS. Vedremo più avanti nell’articolo come fare, nel concreto, per impostare una campagna automatica multicanale. Ma prima…

Spesso si fa confusione tra automation, workflow, drip campaign e invii automatici. Vediamo di fare un po’ di chiarezza e di dissipare ogni dubbio.

Marketing Automation: definizione

La Marketing Automation è un insieme di flussi, tecnologie e strumenti che consentono di automatizzare – in base a trigger predefiniti – e di ottimizzare le operazioni di marketing.

Workflow o flusso automatico: definizione

La sequenza di processi che governano l’esecuzione di una campagna automatica si definisce workflow o flusso automatico. Un flusso è definito e composto da:

• I messaggi coinvolti
• I tempi di attesa tra un messaggio e l’altro
• Le condizioni di innesco di ciascun messaggio

Drip campaign: definizione

Le drip campaign sono workflow semplici e lineari, in cui una serie di messaggi viene inviata automaticamente secondo una cadenza predefinita. L’elemento distintivo delle drip campaign è l’uniformità grafica e di template. Un esempio di drip campaign di benvenuto:

1. [Immediatamente] Email di conferma iscrizione alla newsletter
2. [Dopo 2 giorni] Contenuti e approfondimenti selezionati
3. [Dopo 2 settimane] Richiesta di feedback e altri contenuti

Invio automatico: definizione

Gli invii automatici sono come un workflow “spezzettato”, senza la concatenazione degli eventi e degli inneschi. Si tratta di singoli messaggi che vengono inviati automaticamente quando certe condizioni si verificano.

Gli invii automatici sono come un workflow “spezzettato”, senza la concatenazione degli eventi e degli inneschi. Si tratta di singoli messaggi che vengono inviati automaticamente quando certe condizioni si verificano.Con l’Email Marketing Automation è possibile programmare invii automatici di contenuti rilevanti (quindi interessanti) a target predefiniti. Per fare ciò occorre partire dalla profilazione e segmentazione del database, su cui poi costruire gli automatismi che si attivano a seconda dei comportamenti dell’utente.

Di seguito un elenco di alcune campagne automatiche che è possibile strutturare.

Welcome series

Campagna che si attiva all’iscrizione alla newsletter o al sito. Occorre prevedere almeno l’email di double opt-in e l’email di conferma iscrizione vera e propria.

Scopri come costruirla >

Recupero carrello

Campagna per incoraggiare gli utenti ad acquistare il prodotto inserito nel carrello, qualora abbiano abbandonato l’acquisto. Si tratta di una delle tipologie di workflow più efficaci e dal maggior ritorno economico.

Scopri come costruirla > 

Feedback primo acquisto

Campagna ai clienti dopo il primo acquisto per “sondare” la soddisfazione e per proporre prodotti in upselling e cross-selling sul primo acquisto.

Buon compleanno

Un messaggio automatico inviato il giorno del compleanno dell’utente, contenente gli auguri e uno sconto omaggio, per stimolare l’engagement e incentivare un acquisto extra.

Scopri come costruirla >

Upselling e cross-selling

Campagna inviata a clienti per la vendita di prodotti/categorie di prodotto su cui l’utente ha espresso preferenze attraverso gli acquisti precedenti, la navigazione del sito o l’interazione sui social network, nelle email, in live chat, etc. In questo tipo di campagne si incrociano i dati di acquisto con i dati comportamentali.

Best customer

Campagna verso i migliori clienti (più frequenti e/o con alta capacità di spesa) per aumentarne la fedeltà e l’advocacy.

Riattivazione o winback

Campagna verso clienti che non acquistano da un determinato periodo di tempo, con lo scopo di ‘riattivarli’ e di far ripetere l’acquisto.

Scopri come costruirla >

Geolocalizzata

Campagna inviata in base alla localizzazione dell’utente. È specialmente utile per le realtà retail che combinano attività online e nei punti vendita.

Il prerequisito per poter creare campagne automatiche è una corretta profilazione del database di contatti: senza la conoscenza dei dati anagrafici e dei comportamenti degli utenti, non è possibile stabilire le variabili d’innesco che mettono in moto i flussi automatici.

Per creare campagne automatiche profilate a seconda di interessi, dati anagrafici e attività dei tuoi destinatari, segui questi 4 step:

1. Scegli un evento di partenza che inneschi l’inizio di una campagna
2. Costruisci il flusso di email e SMS automation usando l’interfaccia drag & drop
3. Imposta restrizioni specifiche per gruppi e filtri o per data e ora (es. fasce di non disturbo)
4. Controlla le statistiche principali in tempo reale e crea un report aggregato per consultare le statistiche dettagliate.

Scegli il modello

Innanzitutto occorre scegliere se usare:

• Un workflow preconfigurato in base a un modello già impostato secondo best practice, personalizzabile poi secondo le esigenze.
• Un workflow personalizzato, ovvero costruito scegliendo una condizione di partenza tra quelle disponibili, un filtro anagrafica o un filtro attività già esistente.

Nel caso di un workflow preconfigurato, i template sono già ottimizzati per esigenze comuni come compleanni, o recupero carrelli abbandonati.

2. Imposta le condizioni

Il secondo passo è impostare i dati di configurazione o setup (uguali per tutti i workflow) e la condizione di partenza che attiva il workflow (diversa a seconda della tipologia di workflow: in questo caso, la data di nascita del destinatario).

3. Costruisci il workflow

La comoda interfaccia drag & drop è ideale per costruire in pochi istanti un flusso automatico.

• Struttura la sequenza di email e SMS trascinando i tab sulla sinistra all’interno del flusso.
• Scegli i messaggi da abbinare a ogni invio automatico.
• Seleziona il tempo di attesa tra i messaggi e il criterio che determina il calcolo dell’attesa (es: x giorni/ore dall’invio/dall’apertura/dal clic/dalla mancata apertura/etc. del messaggio).
• Decidi se copiare o spostare i destinatari in un gruppo specifico, a workflow concluso.

Grazie alle impostazioni opzionali, puoi:

• Segmentare ulteriormente i destinatari che ricevono il workflow
• Scegliere un orario per l’invio dei messaggi, ottimizzando i tassi di apertura attraverso l’analisi dei dati di comportamento.
• Inserire delle restrizioni per data e ora, per evitare invii durante orari non ottimali (ad esempio, la notte).

5. Conferma e attiva

Gli ultimi step sono:

• Controllare le impostazioni del workflow
• Eventualmente modificarle, se necessario, in base a dati raccolti da test A/B.
• Decidere se salvare o attivare il workflow, in modo che le email e gli SMS vengano inviati automaticamente non appena le condizioni di trigger siano soddisfatte.

6. Controlla le statistiche

Una volta che il workflow è stato impostato e ha cominciato a funzionare, in qualunque momento puoi controllare le performance di ciascuno step – in tempo reale. Si tratta di una funzionalità avanzata, che comprende:

• I dati per ciascun messaggio inviato nel workflow
• I dati aggregati dell’andamento dell’intero workflow
• Le date di prima e ultima esecuzione del workflow
• La possibilità di visualizzare statistiche su singoli destinatari filtrando email o SMS.

Il grande vantaggio di queste informazioni è di consentire una valutazione precisa e puntuale delle performance di ciascuno step del workflow: i messaggi vengono attivati correttamente? Se si inceppa qualcosa, dov’è che si inceppa? C’è per caso un subject debole che mina le aperture? Oppure ho impostato delle condizioni scorrette?

L’analisi continua delle performance dei marketing flow permette di ottimizzare le campagne future, risparmiando risorse e migliorando i tassi di conversione.

La Marketing Automation offre un’opportunità eccezionale alle aziende di qualunque dimensione. Consente di migliorare la customer experience, di inviare comunicazioni più pertinenti e più tempestive rispetto ai comportamenti e agli interessi di ciascun utente, in ultima analisi massimizzando il ritorno sull’investimento dei singoli canali.

Inoltre, l’utilizzo delle tecniche avanzate di email automation può migliorare enormemente l’efficienza operativa delle aziende, portando a una gestione automatizzata e scalabile delle campagne marketing.