Smart Attachments

Dettaglio in vigore dal 22/01/2024

Il servizio

Il servizio Smart Attachments permette di inviare come allegati email dei documenti personalizzati per singolo destinatario senza dover accedere alla piattaforma tramite Web browser oppure utilizzare le API.
MailUp viene usato come motore di invio email per eseguire invii email transazionali a cui sono allegati i documenti personalizzati.

I documenti da inviare come allegati ai messaggi email devono essere trasferiti a MailUp depositandoli in uno spazio SFTP di MailUp e nominati secondo una specifica nomenclatura condivisa affinché, analizzando il nome dei singoli file, MailUp sia in grado di recuperare le informazioni necessarie ad eseguire l’invio. 

Caratteristiche

Modalità

Il servizio Smart Attachments presenta due modalità di funzionamento:

Modalità	Descrizione
Singola Lista / Singolo Mittente	Questa modalità prevede: che tutti i messaggi email siano inviati da un’unica lista MailUp che tutti i messaggi email  siano inviati usando un unico mittente la possibilità di gestire in maniera dinamica l’email da usare per consegnare il documento allegato
Più Liste / Più Mittenti	Questa modalità prevede, a fronte della condivisione da parte del cliente di una mappatura predefinita e statica dei documenti da allegare e inviare, che: per ogni tipo di documento sia indicato a livello di Set Up del servizio da quale Lista effettuare gli invii email. per ogni tipo di documento sia indicato a livello di Set Up del servizio quale Mittente deve essere usato per gli invii email. per ogni tipo di documento viene indicato a livello di Set Up del servizio quale messaggio email deve essere usato per consegnare il documento allegato.

Nome del file

Il nome del file del documento viene usato da MailUp per recuperare le informazioni necessarie per eseguire l’invio email.

Affinché ciò avvenga è necessario che i nomi dei file seguano una specifica nomenclatura (o naming convention), concordata e predefinita tra il cliente (che genera i file da inviare) e MailUp in fase di Set Up del servizio.

La nomenclatura del file prevede che i dati nel nome del file siano posizionali e separati da un carattere concordato (di seguito carattere separatore).

La nomenclatura cambia con la modalità di funzionamento per cui è configurato il servizio.

Modalità Singola Lista/Singolo Mittente

Si prevede che dal nome del file sia possibile ricavare:

• Identificativo in piattaforma MailUp del messaggio email da inviare
  In questo modo il cliente può inviare messaggi email diversi, indicandoli nel nome del file.
  Ad esempio usando un messaggio email per inviare delle fatture e un messaggio email differente per inviare delle conferme d’ordine
• Codice di invio definito dal cliente
  Codice di aggregazione delle statistiche SMTP+. 
  L’aggregazione delle statistiche SMTP+ è il modo in cui MailUp raccoglie le statistiche (invii, aperture, click e bounce) relative agli invii transazionali.
  Ad esempio usando un codice per gli invii email di fatture e un codice diverso per invii email di conferme d’ordine le statistiche degli invii saranno separate per tipologia di documento
• Destinatario cui inviare l’email

Esempi:

1234-fatture-email@mailup.com.p7m, dove:  1234 è l’identificativo numerico del messaggio email da inviare. fatture è il codice di invio che MailUp utilizzerà come codice di aggregazione delle statistiche SMTP+.  email@mailup.com è il destinatario che deve ricevere l’email con il documento allegato. – (trattino) è il carattere separatore concordato.

concertomozartverona_email@mailup.com_6789_XXXXXXX.pdf, dove: concertomozartverona è il codice di invio scelto dal cliente.  email@mailup.com è il destinatario che deve ricevere l’email con il documento allegato. 6789 è l’identificativo della comunicazione da inviare. XXXXXXX è il numero del biglietto del concerto; un’informazione non usata dal servizio. _ (underscore) è il carattere separatore concordato.

Modalità più liste/più mittenti

Si prevede che dal nome del file sia possibile ricavare:

• Tipo di documento da Inviare
  Ad ogni tipo di documento vengono associati in fase di setup: uno specifico messaggio da inviare, una specifica lista da cui eseguire l’invio, uno specifico mittente del messaggio email. Basta pertanto ricavare dal nome del file il tipo di documento per recuperare gli altri parametri necessari per l’invio.
• Destinatario cui inviare l’email

Esempi:

FT-EN-XXXXXXXXX-email@mailup.com.pdf dove: FT-EN indica che è un documento di tipo Fattura in lingua inglese XXXXXXXXX è il numero di fattura; un’informazione non usata dal servizio Smart Attachments email@mailup.com è il destinatario che deve ricevere l’email con il documento allegato.

Frequenza

Il servizio viene eseguito ogni volta che un file che rispetta la naming convention concordata viene depositato nello spazio SFTP di MailUp.

In caso siano depositati più file MailUp li prenderà in carico uno alla volta in ordine di ricezione (dal meno recente al più recente).

Verifica

È possibile verificare l’esito dell’esecuzione controllando la cartella SFTP import/file2email/processed nello spazio SFTP di MailUp all’interno della quale si troverà un file denominato

• OK_[nome file originale] in caso di file processato correttamente 
• KO_[nome file originale] in caso di file non processato correttamente

È possibile richiedere a MailUp di configurare a livello  uno o più indirizzi email a cui possono essere inviate email di notifica in caso di errore.

Cosa Include

L’attivazione del servizio predispone la piattaforma alla ricezione dei file da allegare e all’esecuzione degli invii email.

Al momento della abilitazione del servizio è possibile richiedere di configurare un indirizzo email a cui il servizio invierà notifiche in caso di errore.

I file da allegare dovranno essere inviati a MailUp via sFTP e depositati nella folder ftp_import/file2email, o nella folder concordata.

I file saranno conservati da MailUp per un anno e saranno accessibili sempre via sFTP nella folder ftp_import/file2email/processed.

I file salvati in processed vengono rinominati aggiungendo come prefisso al nome originale la data ed ora di presa in carico del file da parte del servizio Smart Attachments, per evitare sovrascritture in caso di file omonimi ricevuti nel tempo.

Prerequisiti

Per poter prendere in carico l’attività;, Il Cliente deve fornire a MailUp le informazioni necessarie:

• Naming Convention dei file di documento da inviare come allegati.
• Identificativo della piattaforma MailUp su cui attivare il servizio.
• Identificativo numerico della lista, o delle liste MailUp in caso di configurazione in modalità Più Liste/Più Mittenti.
• Dati dell’utente SMTP+ da utilizzare per l’invio (Utenti SMTP+ in caso di configurazione in modalità Più Liste/Più Mittenti).
• Mittente email utilizzare per gli invii (Mittenti in caso di configurazione in modalità Più Liste/Più Mittenti, uno per ogni tipo di documento previsto).
• Eventualmente Identificativi numerici dei messaggi email da utilizzare in caso di configurazione in modalità Più Liste/Più Mittenti.
• Eventualmente la folder dello spazio sFTP di MailUp dove depositare i file, di default ftp_import/file2email.

Vincoli

• I documenti vanno depositati nella cartella import/file2email dello spazio SFTP di MailUp.
• I documenti dovranno seguire una naming convention concordata.
• Ogni istanza di servizio opera in un sola modalità.
• Ogni istanza di servizio opera su un solo tipo di file (ad esempio solo file pdf), la stessa istanza infatti non può inviare file di estensioni differenti.
• I file attachments potranno essere file documento o immagine del seguente tipo: txt, pdf, p7m, docx, jpg, gif.
• Può essere inviato un solo allegato per email. Il peso complessivo della email e del suo allegato non può superare i 7 MB.
• I messaggi email che saranno inviati e a cui sarà aggiunto l’allegato devono essere già stati creati nelle liste MailUp interessate, prima di eseguire gli invii attraverso il servizio.
• Tutti gli invii singoli sono di tipo transazionale e non  email commerciali. Gli invii email avverranno usando il motore di invio transazionale di MailUp:
• invii email transazionali sono possibili solo  dalle edizioni PLUS, PREMIUM ed ENTERPRISE e listini frequenza e banda.
• Le Liste MailUp da cui si eseguiranno gli invii devono avere attivo e abilitato almeno un utente SMTP+.
• Gli indirizzi email mittente da utilizzare per gli invii devono già essere abilitati e assegnati ad un utente SMTP+ .

Cosa non include

• Invii massivi di  documenti da inviare tutti assieme. Il servizio è disegnato per eseguire invii con continuità nel corso del tempo. In caso di ricezione di spike di documenti il servizio eseguirà un invio singolo per ogni documento a partire dal primo ricevuto. 
• Invii massivi dello stesso allegato a più destinatari.
  Il servizio è disegnato per inviare messaggi email con allegati personalizzati per singolo destinatario.