Informativa sul trattamento dei dati personali
La tutela dei dati personali è un valore fondamentale della nostra attività di impresa. A partire da questa pagina ti forniamo le informazioni che possono aiutarti a comprendere come tuteliamo la tua privacy e a controllare l’uso che viene fatto dei tuoi dati.
Questa informativa riguarda il trattamento dei tuoi dati personali fatto:
- tramite il nostro sito web mailup.it (il “Sito”)
- in relazione all’acquisto di nostri prodotti e servizi, o quando ci contatti per chiedere informazioni (anche nell’ambito di promozioni, demo e trial)
Trattiamo i tuoi dati in conformità al Regolamento (UE) n. 2016/679 (General Data Protection Regulation, “GDPR”) e ti forniamo questa informativa in base a quanto stabilito dagli articoli 13 e 14 del GDPR.
In questa informativa ti indichiamo in maniera semplice e dettagliata:
1. Chi siamo e come contattarci
In questa sezione ti indichiamo i soggetti a cui fare riferimento per l’esercizio dei tuoi diritti:
- Titolare del trattamento
- Responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento
È il soggetto che decide perché e come vengono trattati i tuoi dati personali e predispone le misure organizzative di sicurezza per proteggere la tua privacy.
Il titolare del trattamento è TeamSystem SpA contattabile a:
TeamSystem S.p.A. – Via Sandro Pertini, 88 Pesaro – privacy@mailup.com
Ricordati di includere il tuo nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per fare in modo che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.
Responsabile della protezione dati
Il gruppo TeamSystem ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): è la figura incaricata di sorvegliare che sia osservata la normativa in materia di trattamento dei dati personali e di rispondere alle tue richieste di chiarimento su come trattiamo i tuoi dati.
Il DPO è anche la figura incaricata dal gruppo di rispondere alle tue richieste per l’esercizio del diritto di accesso e degli altri diritti previsti dal GDPR. Puoi contattarlo scrivendogli presso la sede di TeamSystem o all’indirizzo email indicato:
TeamSystem S.p.A. – Via Sandro Pertini, 88 Pesaro – dpo@teamsystem.com
Ricordati di includere il tuo nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per fare in modo che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.
2. Quali dati personali trattiamo
Un dato personale è qualsiasi informazione con la quale è possibile identificarti, direttamente o indirettamente.
Raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali per poter concludere ed eseguire il tuo contratto con TeamSystem e quando visiti, consulti, richiedi o utilizzi i servizi e/o i prodotti di TeamSystem (inclusi quelli disponibili su questo Sito).
In alcuni casi possiamo raccogliere i tuoi dati personali anche da altre società del gruppo TeamSystem o da banche dati pubbliche.
Tipologie di dati che raccogliamo:
- Dati identificativi di contatto e accesso
Come nome, cognome, username, indirizzo email, indirizzo postale, numero di telefono, TeamSystem ID e password, eventuale immagine di profilo se l’hai impostata.
i Dati di fatturazione e di pagamento
Come l’eventuale Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, ed eventualmente la ragione sociale. - Dati di Navigazione
Come i dati relativi alla connessione, indirizzo IP, nomi a dominio ed altri parametri relativi al browser e al sistema operativo da te utilizzato.
3. Per quali scopi raccogliamo i tuoi dati e per quanto tempo
In questa sezione ti spieghiamo gli scopi per cui utilizziamo i tuoi dati, vale a dire le finalità del trattamento. Ti indichiamo anche se hai l’obbligo di fornirci i dati, cosa accade se non intendi fornirci i dati e per quanto tempo conserviamo i dati.
Queste sono le finalità per cui trattiamo i tuoi dati:
- Finalità contrattuali e di legge
- Finalità di miglioramento del servizio e altre finalità non basate sul consenso
- Finalità di marketing
1. Finalità contrattuali e di legge
Qui descriviamo più in dettaglio le diverse finalità contrattuali e di legge:
LA FINALITÁ IN BREVE :
|
- Consentirti di navigare nel Sito
- Registrare e gestire l’account (incluse eventuali verifiche dell’account e recupero delle credenziali) e usare le funzionalità connesse all’account.
- Eseguire le attività necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto per fornire il servizio/ prodotto da te richiesto o acquistato, anche tramite il Sito.
- Gestire le richieste di iscrizione a webinar, eventi, newsletter, le richieste di preventivi e di elaborazione degli ordini
- Gestire gli eventuali reclami e le richieste di invio delle comunicazioni di servizio e aggiornamenti di prodotto, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale quale la posta cartacea che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali email, chat, telefono, SMS, chatbot, banner, sistemi di notifica e altri strumenti di comunicazione a distanza.
- Adempiere gli obblighi derivanti dalla normativa nazionale o comunitaria dai regolamenti o dalla normativa comunitaria (es. obblighi fiscali e contabili) oppure gestire o rispondere alle richieste provenienti dall’autorità giudiziaria o dalle autorità amministrative e fiscali.
2. Altre finalità non basate sul consenso
Qui descriviamo più in dettaglio le altre finalità non basate sul consenso:
LA FINALITÁ IN BREVE :
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- Far valere e difendere i diritti di TeamSystem, per valutare lo stato e l’affidabilità del cliente, nonché per effettuare controlli ai fini della prevenzione e/o repressione di azioni fraudolente o dannose.
- Portare a termine una potenziale fusione, cessione di beni, cessione d’azienda, di ramo d’azienda o operazioni finanziarie comunicando e trasferendo i dati alle terze parti coinvolte.
- Eseguire attività di segmentazione della clientela basate su categorie non invasive di appartenenza, quali tra gli altri, la categoria professionale di appartenenza, la città/provincia/regione in cui ha sede, la tipologia di prodotto o di servizio acquistato o per il quale hai richiesto informazioni tramite il Sito. Tale attività di segmentazione potrebbe essere fatta anche su piattaforme di fornitori terzi, tramite attività di interconnessione con dati propri della piattaforma terza. In ogni caso, le comunicazioni per Finalità di Marketing saranno inviate nel rispetto dei consensi da te espressi ed in conformità con quanto indicato in questa informativa. In tale contesto, i dati potrebbero essere utilizzati anche per rilevare profili di clienti simili.
- Gestire le risorse informatiche di TeamSystem, incluse infrastrutture, siti web ed apparati tecnologici, per assicurare la continuità del servizio e garantire la sicurezza IT (ad esempio, per prevenire attacchi informatici o eseguire verifiche in caso di attacchi).
3. Finalità di marketing
Qui descriviamo più in dettaglio le diverse finalità di marketing:
LA FINALITÁ IN BREVE :
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- Inviarti aggiornamenti su novità e offerte commerciali di prodotti e servizi TeamSystem, anche previa interconnessione dei Dati di Utilizzo e di Navigazione e analisi del tuo comportamento sia rispetto alla navigazione del Sito che, più in generale, all’utilizzo dei servizi e prodotti di TeamSystem (nel rispetto dei consensi espressi per acquisire questi dati); Oppure per invitarti a partecipare a eventi, condurre ricerche di mercato o altre iniziative commerciali. Tutto ciò potrà avvenire sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione automatizzati quali email, chat, messaggi (sms e altri messaggi istantanei), chatbot e altri strumenti di comunicazione a distanza.
- Comunicare i tuoi dati personali ad altre società del gruppo TeamSystem e/o alla propria rete di partner commerciali, per l’invio di comunicazioni di marketing e per altre iniziative promozionali secondo le modalità di comunicazione e le finalità indicate alla precedente lettera l).
- Inviare via email comunicazioni di marketing su servizi o prodotti analoghi a quelli oggetto del contratto concluso con TeamSystem. In qualsiasi momento avrai la possibilità di opporti all’invio di queste comunicazioni.
4. Con chi condividiamo i tuoi dati
Possiamo comunicare i tuoi dati ad altri soggetti che svolgono attività funzionali a quelle dei nostri prodotti o servizi. Nel condividere i tuoi dati rispettiamo i principi di finalità e minimizzazione stabiliti dal GDPR. I soggetti a cui comunichiamo i tuoi dati, li trattano, a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari, responsabili o incaricati del trattamento. Per avere una lista completa dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento, scrivici all’indirizzo privacy@mailup.com.
Questi sono i soggetti a cui comunichiamo i tuoi dati:
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- Terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo.
- Società del gruppo TeamSystem.
- Nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di partner commerciali, potremo condividere alcuni dei tuoi dati personali con i propri distributori, rivenditori e i partner che fanno parte della catena di distribuzione dei prodotti e servizi del gruppo TeamSystem.
- Banche e istituti di credito.
- Società di recupero crediti.
- Soggetti ed autorità pubbliche il cui diritto di accesso ai tuoi dati personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.
- Potenziali acquirenti ed entità risultanti dalla fusione o ogni altra forma di trasformazione societaria.
- Banche dati pubbliche e sistemi informativi di informazioni creditizie.
Per le Finalità di Marketing, e previo tuo consenso specifico, possiamo comunicare i tuoi dati anche ad altri soggetti terzi e partner commerciali incaricati delle campagne di marketing svolte per conto nostro.
Trasferiamo i tuoi dati all’estero? I tuoi dati personali potranno essere liberamente trasferiti all’interno dell’Unione europea. |
5. Come trattiamo i tuoi dati
I tuoi dati personali sono trattati da TeamSystem con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza e tutelando la tua riservatezza tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.
Questi trattamenti hanno luogo presso la sede di TeamSystem e/o presso i Responsabili esterni del trattamento che effettuano il trattamento per conto di TeamSystem.
Con riferimento ai Dati di Utilizzo e di Navigazione, nel rispetto delle finalità descritte e, ove necessario, del tuo espresso consenso, le attività di analisi possono essere fatte, anche mediante interconnessione dei tuoi dati relativi ai differenti prodotti e servizi da te acquistati dalle società del Gruppo TeamSystem, con l’acquisizione dei Dati di Utilizzo e di navigazione, sia con riguardo ai prodotti installati presso macchine del cliente (c.d. “on premises), sia per quelli “in cloud”, ossia durante l’uso online dei servizi stessi.
Per le statistiche di utilizzo ci avvaliamo di strumenti che consentono la raccolta dei Dati di Utilizzo.
Tali strumenti possono comportare la raccolta di informazioni generate in locale nel prodotto utilizzato tramite comunicazione con i tuoi sistemi o l’accesso a tali informazioni.
Con specifico riferimento alla raccolta “in cloud” dei Dati di Utilizzo, tra gli altri, TeamSystem utilizza strumenti analitici per la raccolta, la misurazione e l’analisi dei Dati di Utilizzo e Dati di Navigazione allo scopo di capire, ot- timizzare e migliorare l’utilizzo del Sito e dei nostri prodotti (ad esempio, strumenti di Web e customer analytics, querying e dashboarding).
Inoltre, per le finalità sopra descritte, sempre nel rispetto dei consensi da te espressi, potremmo interconnettere i dati relativi alla tua navigazione sul Sito con dati che tu stesso ci hai fornito, compilando un form sul Sito.
Per maggiori informazioni su cookies e strumenti di tracciamento utilizzati nel sito e al relativo trattamento dei tuoi dati di Navigazione, puoi consultare la nostra cookie policy a questo indirizzo: https://www.teamsystem.com/gestione_cookie.
L’applicazione CRM in Cloud utilizza e condivide con altre applicazioni selezionate dall’utente le informazioni ricevute dalle API di Google nel rispetto delle Norme sui dati utente dei servizi API di Google (Google API Services User Data Policy) inclusi i requisiti di utilizzo limitato (Limited Use requirements).
6. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli
Hai tu il controllo sui tuoi dati. Qui ti elenchiamo i diritti di cui godi rispetto al trattamento dei tuoi dati personali:
- Diritto di accesso
Puoi ricevere conferma dell’esistenza dei tuoi dati personali e accedere al loro contenuto. - Diritto di rettifica
Puoi aggiornare, modificare e/o correggere i tuoi dati personali. - Diritto all’oblio e diritto alla limitazione
Puoi chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati. È fatto salvo un prevalente interesse pubblico o un nostro obbligo legale a conservare i dati. - Diritto di opposizione
Puoi opporti al trattamento, compresa la profilazione. È fatto salvo il caso in cui esista un prevalente motivo legittimo di TeamSystem a proseguire il trattamento. - Diritto di revocare il consenso
Puoi revocare il consenso alle attività di marketing, se lo hai prestato in precedenza. - Diritto di reclamo
Puoi proporre reclamo ad un’autorità di controllo, nello Stato membro in cui risiedi abitualmente, lavori oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. In Italia l’autorità di controllo è rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali. È fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale. - Diritto alla portabilità dei dati
Puoi ricevere una copia in formato elettronico dei dati personali che ti riguardano.
Hai diritto di trasmettere questi dati ad un diverso fornitore di servizi, se TeamSystem tratta i dati sulla base del tuo consenso o sulla base della circostanza che il trattamento è necessario per fornirti i servizi richiesti e se i dati sono trattati con strumenti automatizzati.
Per esercitare i diritti in materia di protezione dei dati personali indicati sopra in ogni momento e gratuitamente puoi rivolgerti al Responsabile della Protezione dei Dati, che è contattabile inviando una richiesta all’indirizzo dpo@teamsystem.com.
Nel contattarci, accertati di includere il tuo nome, email, indirizzo postale e/o numero di telefono per essere sicuro che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.
Cosa succede in caso di tuo decesso? In caso di tuo decesso, si applica l’articolo 2-terdecies del Codice Privacy: questi diritti riferiti ai tuoi dati personali possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. |
7. Cookie
Definizioni, caratteristiche e applicazione della normativa
I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dall’utente inviano e registrano sul suo computer o dispositivo mobile, per essere poi ritrasmessi agli stessi siti alla successiva visita. Proprio grazie ai cookie un sito ricorda le azioni e preferenze dell’utente (come, ad esempio, i dati di login, la lingua prescelta, le dimensioni dei caratteri, altre impostazioni di visualizzazione, ecc.) in modo che non debbano essere indicate nuovamente quando l’utente torni a visitare detto sito o navighi da una pagina all’altra di esso. I cookie, quindi, sono usati per eseguire autenticazioni informatiche, monitoraggio di sessioni e memorizzazione di informazioni riguardanti le attività degli utenti che accedono ad un sito e possono contenere anche un codice identificativo unico che consente di tenere traccia della navigazione dell’utente all’interno del Sito stesso per finalità statistiche o pubblicitarie. Nel corso della navigazione su un sito, l’utente può ricevere sul suo computer anche cookie di siti o di web server diversi da quello che sta visitando (c.d. cookie di “terze parti”).
Alcune operazioni non potrebbero essere compiute senza l’uso dei cookie, che in certi casi sono quindi tecnicamente necessari per lo stesso funzionamento del Sito.
Esistono vari tipi di cookie, a seconda delle loro caratteristiche e funzioni, e questi possono rimanere nel computer dell’utente per periodi di tempo diversi: c.d. cookie di sessione, che viene automaticamente cancellato alla chiusura del browser; c.d. cookie persistenti, che permangono sull’apparecchiatura dell’utente fino ad una scadenza prestabilita.
In base alla normativa applicabile, per l’utilizzo dei cookie non sempre è richiesto un espresso consenso dell’utente. In particolare, solitamente non richiedono tale consenso i “cookie tecnici”, cioè quelli utilizzati al solo fine di effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria per erogare un servizio esplicitamente richiesto dall’utente. Si tratta, in altre parole, di cookie indispensabili per il funzionamento del Sito o necessari per eseguire attività richieste dall’utente.
Per i “cookie di profilazione“, viceversa, cioè quelli volti a creare profili relativi all’utente e utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate dallo stesso nell’ambito della navigazione in rete, solitamente è richiesto un preventivo consenso dell’utente, per quanto dipenda dalla normativa applicabile.
Tipologie di cookie utilizzate dal Sito e possibilità di (de-)selezione
Il Sito utilizza i seguenti cookie che possono essere de-selezionati, salvo che per i cookie di terze parti per i quali dovrai fare riferimento direttamente alle relative modalità di selezione e de-selezione dei rispettivi cookie, indicate a mezzo di link:
- Cookie tecnici di navigazione o sessione, strettamente necessari per il funzionamento del Sito o per consentirti di usufruire dei contenuti e dei servizi richiesti.
- Cookie analitici, che consentono di comprendere come il Sito viene utilizzato. Con questi cookie non vengono raccolte informazioni sulla tua identità, né alcun Dato Personale. Le informazioni sono trattate in forma aggregata ed anonima.
- Cookie di funzionalità, cioè utilizzati per attivare specifiche funzionalità del Sito e una serie di criteri selezionati (ad esempio, la lingua) al fine di migliorare il servizio reso.
- Cookie di profilazione, utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze da te manifestate nell’ambito della navigazione in rete.
TeamSystem utilizza inoltra cookie di terze parti, cioè cookie di siti o di web server diversi da quello di TeamSystem per finalità proprie di dette parti terze, tra cui anche cookie di profilazione. Si precisa che tali soggetti terzi, di seguito elencati con i relativi collegamenti alle politiche sulla privacy, sono tipicamente autonomi titolari del trattamento dei dati raccolti attraverso i cookie da essi serviti, oppure agiscono in quanto Responsabili del trattamento per TeamSystem (ossia trattano Dati Personali per conto di TeamSystem).
Nel dettaglio, i cookie inviati da TeamSystem tramite il Sito sono visualizzabili qui.
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Impostazioni relative ai cookie
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Le scelte operate in riferimento ai cookie del Sito saranno a loro volta registrate in un apposito cookie. Tale cookie potrebbe, tuttavia, in alcune circostanze non funzionare correttamente: in tali casi, ti consigliamo di cancellare i cookie non graditi e di inibirne l’utilizzo anche attraverso le funzionalità dei tuoi Browser.
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Siti Web di terze parti
Il Sito di contiene collegamenti ad altri siti Web che dispongono di una propria informativa sulla privacy. Queste informative sulla privacy possono essere diverse da quella adottata da TeamSystem, che quindi non risponde per siti di terze parti.
8. Modifiche e aggiornamenti
Potremo modificare questa informativa anche in conseguenza di modifiche normative. Notificheremo in anticipo le eventuali modifiche della informativa. Il testo dell’informativa aggiornato sarà disponibile sul Sito al seguente indirizzo: https://mailup.it/informativa-privacy/
9. Contatti Privacy
Per tutte le richieste relative a questa privacy policy puoi contattare il Titolare del trattamento ai seguenti recapiti:
Titolare del trattamento: TeamSystem S.p.A. – Via Sandro Pertini, 88 Pesaro – privacy@mailup.com
Ricordati di includere il tuo nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per fare in modo che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.
10. Glossario Articoli citati
Di seguito puoi trovare gli articoli citati nel documento con la loro relativa semplificazione:
- Art.2 terdecies Codice Privacy Diritto di accesso riguardante le persone decedute
Stabilisce chi ha diritto a richiedere l’accesso ai dati di una persona deceduta e definisce tutte le informazioni che possono essere condivise, insieme a costi, limiti ed eccezioni. - Art. 6, comma 1, lett. f GDPR Liceità del trattamento basato sul legittimo interesse
Il trattamento dei dati personali è lecito se è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, purché su questo interesse non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato. - Art. 13 GDPR Informazioni da fornire all’interessato
Stabilisce le informazioni che il titolare del trattamento deve fornire all’interessato, cioè alla persona a cui si riferiscono i dati, nel momento in cui ottiene i suoi dati - Art. 14 GDPR Informazioni da fornire all’interessato
Stabilisce le informazioni che il titolare del trattamento deve fornire all’interessato, cioè alla persona a cui si riferiscono i dati, se il titolare ha ottenuto questi dati da una fonte diversa dallo stesso interessato. - Art. 21 GDPR Diritto di opposizione
L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati personali quando questo è basato sul perseguimento di un legittimo interesse. In caso di opposizione, il titolare del trattamento deve astenersi dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che possa dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. - Art. 45 GDPR Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza
Stabilisce che i dati personali possono essere trasferiti verso stati esteri o organizzazioni internazionali se c’è un adeguato livello di protezione dei dati, secondo quanto deciso dalla Commissione europea. Questo articolo definisce anche i requisiti in base ai quali viene presa questa decisione. - Art. 46 GDPR Trasferimento soggetto a garanzie adeguate
I dati personali possono essere trasferiti verso stati esteri o organizzazioni internazionali se il titolare del trattamento abbia stabilito alcune garanzie adeguate a tutelare i dati. - Art.130 comma 4 DL 196/2003 (“codice privacy”) Comunicazioni promozionali senza il consenso dell’interessato.
Se l’interessato ha fornito al titolare il proprio indirizzo email nell’ambito della vendita di un servizio o di un prodotto, allora il titolare può inviare all’interessato comunicazioni promozionali o relative a ricerche di mercato anche senza il suo consenso. Le comunicazioni devono riguardare prodotti o servizi analoghi a quelli venduti e l’interessato ha sempre il diritto di opporsi a queste comunicazioni.