Informativa Privacy ai Fornitori

Definizioni

I termini “trattamento”, “Titolare del trattamento”, “Responsabile del trattamento”, “dati personali” (incluse le “categorie particolari di dati”), “Interessati”, “terzi”, “destinatari”, “paesi terzi”, “violazione dei dati personali”, “autorità di controllo”, sono utilizzati nell’accezione e con il significato agli stessi attribuiti dalle disposizioni vigenti della normativa sui dati personali alla quale si rinvia.
In particolare, ai sensi dell’art. 4 Regolamento UE 2016/679, si intende per “Trattamento” qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Si intende per “Dato personale” qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“Interessato”).

Titolare del Trattamento e Responsabile della protezione dei dati

MailUp, come identificata all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati.
Puoi contattare il Responsabile della protezione dei dati (“DPO”) di MailUp al seguente indirizzo: dpo@mailup.com

Tipologia di dati personali (quali sono i dati oggetto del Trattamento).

I Dati Personali relativi a Vostri legali rappresentanti, procuratori e/o al Vostro personale addetto alla gestione/esecuzione dei contratti (nel seguito “Interessati”), tra cui i nominativi, i numeri di telefono, gli indirizzi di posta elettronica, eventuali dati relativi alla verifica della regolarità retributiva e contributiva in assolvimento degli obblighi contrattuali per la prestazione dei servizi, eventuali dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico-finanziarie, saranno trattati dal Titolare conformemente al Regolamento e alla normativa nazionale vigente, compresi eventuali provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo ove applicabili.
In particolare, il Titolare tratta principalmente le seguenti tipologie di dati personali:

• dati identificativi e di contatto (e.g. nome, cognome, contatti telefonici);
• dati concernenti l’iscrizione ad albi, ruoli e registri;
• immagini (e.g. foto presenti su documenti di identità; immagini registrate da telecamere di videosorveglianza);
• altri eventuali dati forniti dalla Vostra Società o dall’Interessato stesso.

Il Titolare potrebbe, altresì, trattare dati relativi a condanne penali e reati (c.d. dati giudiziari) ove il trattamento sia indispensabile per adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti da leggi (e.g. Codice degli Appalti).

Fonte dei dati (qual è l’origine dei dati trattati).

I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi per obbligo di legge o esigenze contrattuali, anche mediante la consultazione di banche dati.

Finalità (qual è lo scopo del Trattamento dei dati).

Il Trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dal Titolare nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti contrattuali (ivi incluso la gestione del rapporto pre-contrattuale e/o l’inserimento nell’albo fornitori). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (e.g. obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di salute e sicurezza sul lavoro, per la qualifica dei fornitori); la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione delle fatture e dei pagamenti; il ricevimento dei beni e/o servizi presso le nostre sedi, nonché per la gestione dell’eventuale contenzioso e per finalità di tutela del patrimonio aziendale.
I dati degli Interessati potranno, inoltre, essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti etici e giuridici stabiliti dal Titolare nel proprio Codice Etico, nonché per la valutazione di efficace applicazione del Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Base giuridica del Trattamento (condizioni di liceità del Trattamento).

Il Trattamento dei dati per le finalità sopra indicate è lecito in quanto:

• necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte;
• necessario per adempiere obblighi normativi al quale è soggetto il titolare;
• necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del Trattamento relativamente alla corretta gestione ed esecuzione dei rapporti contrattuali o precontrattuali in ogni fase del rapporto ovvero alla tutela del patrimonio aziendale.

Il Titolare potrebbe, altresì, trattare dati relativi a condanne penali e reati (c.d. dati giudiziari) ove il trattamento sia necessario per adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti da leggi (e.g. Codice degli Appalti).

Necessità del conferimento (cosa comporta il rifiuto di conferire i dati).

Il conferimento è obbligatorio per i soli dati il cui Trattamento è imposto da un obbligo di legge.
Tuttavia, il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile eseguire correttamente obbligazioni e impegni pre-contrattuali e contrattuali.

Modalità del Trattamento (con quali modalità vengono trattati i dati).

I dati saranno trattati dal Titolare e dai suoi incaricati principalmente con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato (ad esempio impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o la capacità di ripristinare l’accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).

Categorie di Destinatari (a chi sono comunicati i dati).

I dati personali non sono diffusi a terzi indeterminati ma, per il conseguimento delle finalità indicate, possono essere comunicati a specifiche categorie di destinatari, tra cui dipendenti autorizzati e debitamente istruiti, società del gruppo, consulenti e società terze fornitrici di servizi nei confronti del Titolare (e.g. società di consulenza) che trattano i dati per conto del Titolare nella qualità di Responsabili del trattamento, altri soggetti, pubblici o privati, nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è obbligatoria, nonché ad eventuali soggetti che si qualificano come Titolari autonomi.
Considerata la presenza internazionale di MailUp, alcuni dei tuoi Dati Personali sono condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
MailUp assicura che il trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o altre. Maggiori informazioni sono disponibili presso MailUp scrivendo al seguente indirizzo: privacy@mailup.com

Diritti dell’Interessato (quali sono i diritti da esercitare).

L’Interessato potrà esercitare, in relazione al Trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21) e dalla normativa nazionale vigente, ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del Trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al Trattamento (diritto di opposizione);
• revocare il consenso prestato, nelle ipotesi in cui il Trattamento avvenga sulla base dello stesso, senza pregiudizio per la liceità del Trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
• nei casi previsti, ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del Trattamento (diritto alla portabilità dei dati);
• proporre reclamo all’Autorità di controllo o ricorso dinanzi l’Autorità giudiziaria in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Per esercitare tali diritti e ottenere ulteriori informazioni sul Trattamento dei Suoi dati personali, l’Interessato può inviare una e-mail all’indirizzo privacy@mailup.com.

Conservazione dei dati (per quanto tempo vengono conservati i dati).

I Dati Personali saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate, pari a 10 anni in caso di dati acquisiti nel processo di selezione dei fornitori ove l’esito sia negativo, ovvero 10 anni, successivi alla conclusione positiva del processo di selezione, ove non risultino assegnati altri incarichi entro tale lasso temporale. In caso di relazione contrattuale, i soli dati personali funzionali all’assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e in ottemperanza a detti obblighi (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno 10 anni).
In ogni caso tutti i Dati Personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario per il conseguimento delle finalità per le quali vengono trattati, in ossequio al principio di limitazione della conservazione.