Come scrivere email: 8 suggerimenti per migliorare stile e copy

Immagina un mondo in cui scrivere contenuti per la tua attività sia facile quanto mettere insieme un paio di frasi sullo schermo del computer e premere “Pubblica”. Un sogno. Tuttavia, come tutti sappiamo, le cose non sono così semplici, soprattutto nel mondo competitivo di oggi.

Ciò non riguarda solo i contenuti da postare sul sito web, come blog e articoli. Infatti, il contenuto delle email è altrettanto importante per raggiungere gli obiettivi di business. Le email sono ancora considerate una delle forme di marketing più efficaci, persino più della pubblicità sui siti web o sui social media. Tuttavia, tutto ciò non basta a semplificare il processo. Per capire come scrivere email per il business, ecco 8 aspetti fondamentali da ricordare per fare in modo che le email siano perfette per i lettori e che portino i risultati desiderati.

[twitter_quote text=”Scrivere contenuti per le email richiede altrettanto impegno che scrivere per il sito web o per il blog. Ecco come fare” text_twitter=”Scrivere contenuti per le email richiede altrettanto impegno che scrivere per il sito web o per il blog. Ecco come fare” image_twitter=”https://blog.mailup.it/wp-content/uploads/twitter_icon.png” subtitle=”” image=””]

1. Definisci le tappe di lavoro e organizza i contenuti

Quindi, da dove partire per capire come scrivere email che funzionino? Prima di mettere le dita sulla tastiera, devi essere organizzato e pronto per i contenuti che stai per creare. Per semplificare questa procedura, suddividiamo l’intero processo in 7 passaggi:

1. Raccolta di idee (brainstorming)
2. Ricerca
3. Stesura
4. Correzione
5. Revisione
6. Pubblicazione
7. Analisi

“Questi sono i sette passaggi di base da seguire per scrivere email. Tuttavia, alcuni processi specifici potrebbero includere più o meno passaggi, a seconda dell’obiettivo che l’attività mira a raggiungere. Con questi passaggi in mente, adotta un approccio proattivo per essere sicuro di avere tutto pronto in ogni fase, in modo da essere il più organizzato possibile”, suggerisce Elizabeth Holder, email marketer per Big Assignments.

Ad esempio, mentre la fase di brainstorming potrebbe semplicemente richiedere un incontro con il team durante cui riorganizzare i pensieri, la fase di ricerca è destinata alla raccolta di tutte le informazioni necessarie, in modo da non interrompere il flusso di scrittura in un secondo momento.

2. Trova il punto di empatia con il lettore

Quando passi alla fase di scrittura delle email, devi riuscire a entrare nella mente del lettore, provando a tenere conto di come leggerà le tue email e di cosa ne ricaverà, piuttosto che il modo in cui l’email può portare vantaggio alla tua azienda.

Ad esempio, una delle trappole più comuni è rappresentata dal fatto di non utilizzare un tono personale nelle email e non rispettare il lettore come persona. Se ti rivolgi costantemente ai lettori chiamandoli “follower” o “abbonati”, sei caduto nella trappola.

Sebbene le persone amino essere parte di un gruppo o di una comunità sociale, anche l’individualità è essenziale e, come cliente, un lettore vuole essere rispettato in quanto tale. Allo stesso modo, assicurati che il contenuto che includi nelle email sia effettivamente utile.

I tuoi lettori sentiranno come mancanza di rispetto da parte dell’azienda l’invio di email frequenti con contenuti che riguardano argomenti insignificanti o semplicemente non interessanti. È probabile che le email, a questo punto, finiscano dritte dritte nella cartella spam.

[twitter_quote text=”Copywriting per le email: che il focus sia sempre un contenuto utile e informativo, anche se deve vendere” text_twitter=”Copywriting per le email: che il focus sia sempre un contenuto utile e informativo, anche se deve vendere” image_twitter=”https://blog.mailup.it/wp-content/uploads/twitter_icon.png” subtitle=”” image=””]

3. Convinci il destinatario ad aprire l’email

Una delle maggiori difficoltà che dovrai affrontare quando scrivi email, in realtà, è far sì che il messaggio venga aperto da chi lo riceve. Mettiamoci quindi nei panni di un lettore: apre il browser, accede al client ed entra nella propria casella di posta.

Cosa vede delle tue email? Il tuo nome, la riga dell’oggetto e il preheader. Concentriamoci quindi su questo punto. Naturalmente, il tuo nome indica semplicemente il mittente dell’email, ma è importante che non ci sia qualcosa come “123sxccat@hotmail.com” o simili. Fai in modo invece che venga riportato il nome della tua azienda.

Ora passiamo alla riga dell’oggetto. Questa è la parte dell’email che attirerà tutta l’attenzione dei lettori. Quindi, la prima cosa che devi fare è promettere che l’email porterà qualcosa di buono. Quali contenuti hai incluso in questa email e cosa c’è di utile per il tuo lettore una volta aperta?

Max Tyler, email marketer per Assignment Writing Service, sostiene:

“Quando scrivi le righe dell’oggetto, hai bisogno di qualcosa che si distingua dal resto delle email nella casella di posta in arrivo. Inizia includendo un numero nell’oggetto. Questo contribuisce a distinguere la tua email e ti mette in risalto. Poi prova a inserire all’interno dell’oggetto una promessa che la tua email manterrà al lettore una volta aperta. Infine, assicurati di inserire alcune parole efficaci che la rendano irresistibile”.

Quindi, se attualmente utilizzi una riga dell’oggetto “APRIMI PER UNO SCONTO NEL MIO STORE”, potresti prendere in considerazione la possibilità di passare a qualcosa come “5 modi per risparmiare nello shopping online”. Idem per quanto riguarda possibili migliorie da apportare al preheader.

4. Scrivi il contenuto

Ora hai investito un po’ di tempo per assicurarti che la riga dell’oggetto sia perfetta e che i lettori siano invogliati a fare clic. Quindi, il lettore viene catturato, dice “ok, vediamo cosa c’è qui” e fa clic. Il lettore è dentro l’email e quindi inizierà dall’alto e procederà verso il basso.

Naturalmente, se hai incluso immagini o grafica nell’email, specialmente nella parte superiore o nell’header, gli occhi del lettore saranno immediatamente attratti da quest’area, quindi assicurati di sovrapporre un messaggio su questa immagine che si distingua e valorizzi la tua email.

Tuttavia, ci sono un paio di cose da ricordare quando si scrive il contenuto. In primo luogo, devi scrivere velocemente. Sembra anti-intuitivo, ma più velocemente scrivi, più la passione e l’entusiasmo saranno evidenti nei contenuti, rendendo le tue email molto più piacevoli da leggere.

Inoltre, cerca di mantenere frasi e paragrafi brevi, chiari e dritti al punto. Immagina di leggere questo articolo nel tuo browser di posta elettronica. Si tratta semplicemente di un grande blocco di testo senza sottotitoli o interruzioni di paragrafo. È probabile che tu non voglia nemmeno iniziare a leggerlo e finirà direttamente nel cestino.

Inoltre, ricorda di mantenere la scrittura il più naturale possibile. Dato che molto probabilmente rappresenti un’azienda, al cliente non interessa il punto di vista di un’astratta entità aziendale: vuole comunicare con un vero essere umano e ascoltare ciò che ha da dire.

Ciò significa che dovrai inserire il nome del lettore, porre domande che lo facciano riflettere su ciò di cui stai scrivendo e includere parole e storie in grado di risvegliare emozioni che lo attraggano e lo rendano soddisfatto del contenuto.

Naturalmente, non è facile descrivere in poche parole come scrivere email: le esigenze variano a seconda del mercato di riferimento, dei dati demografici, del settore e dello specifico obiettivo che la tua azienda ha in relazione alla campagna di email marketing. Basta ricordarsi di mettersi nei panni dei lettori e considerare l’email e il suo contenuto dal loro punto di vista.

5. Sfrutta i giusti strumenti online

Scrivere email può essere un compito lungo e complicato se non viene gestito correttamente, specialmente quando si aggiungono i processi essenziali di correzione e revisione. Tuttavia, per risparmiare tempo, ecco alcuni strumenti che possono aiutare (e qui un elenco più omnicomprensivo):

• State of Writing e Via Writing: due blog ricchi di informazioni e linee guida per sapere come scrivere email.
• Boom Essays: un’agenzia di scrittura online che può aiutarti a rivedere le email, come raccomandato dall’HuffingtonPost in Write My Essay.
• My Writing Way e Grammarix: due blog molto utili per rivedere nozioni di grammatica, soprattutto se scrivi in inglese.
• UKWritings: un servizio online che può correggere e rivedere le email per tuo conto (in inglese).
• Cite It In: uno strumento per aggiungere citazioni, aforismi e riferimenti alle email in formato professionale.
• Essay Roo: un’agenzia di scrittura online che può scrivere le email per te, come suggerito da Best Australian Writers nella recensione su Essayroo.
• Easy Word Count: uno strumento online gratuito per tenere traccia del numero di parole delle email durante la scrittura.

6. Vendi di più

Nella maggior parte dei casi, l’Email Marketing aziendale prevede del materiale promozionale che spingerà il lettore ad acquistare qualcosa dal sito web o dall’e-commerce. Tuttavia, come probabilmente già saprai, scrivere questi testi è più facile a dirsi che a farsi.

La prima cosa da ricordare è di non passare direttamente alla vendita, non solo con la singola email, ma piuttosto con l’intera strategia di Email Marketing. Ad esempio, se un utente si è appena iscritto alla tua mailing list, non vorrai cominciare subito a inondarlo di contenuti promozionali.

Al contrario, devi presentare la tua attività gradualmente e iniziare a instaurare un rapporto di fiducia e lealtà con il potenziale cliente. Le statistiche dimostrano che la regola 80/20 è una delle tattiche di marketing più efficaci:l’80% del contenuto inviato deve essere istruttivo/ispirazionale/divertente ecc., mentre l’altro 20% promozionale.

Per il resto, le tecniche di vendita da utilizzare nelle email sono le medesime che negli altri scenari. Occorre descrivere i problemi che le persone affrontano (pain points) e descrivere la soluzione fornita dal tuo prodotto o servizio. Puoi anche includere le recensioni dei clienti sugli acquisti precedenti e raccontare una storia nei contenuti, in modo da creare una connessione emotiva con i lettori.

7. Aumenta i clic

Ora che le email sono state aperte e lette dai tuoi clienti, è giunto il momento di farli passare al sito web. Naturalmente, il modo migliore per ottenere questo risultato è utilizzare pulsanti call-to-action chiari e definiti nei contenuti.

Se ti stai occupando della redazione di quel 20% di contenuto promozionale, sarà molto semplice perché ti basterà aggiungere un pulsante CTA che rimandi alla pagina prodotto. Tuttavia, cosa succede se offri ai lettori uno dei tipi di contenuto del rimanente 80%? Le cose non sono così semplici.

Se stai scrivendo un blog post di qualità da condividere con i lettori, uno dei metodi più efficaci per fare in modo che si passi dall’email al sito web è tagliare il discorso appena passa alla parte importante. Quindi, tutto ciò che devi fare è aggiungere un pulsante call-to-action di tipo Clicca per continuare a leggere: la probabilità di clic è statisticamente molto alta.

Una tattica che funziona sempre bene è mostrare la propria gratitudine a chi legge le email. Ammettiamolo: al giorno d’oggi le caselle inbox traboccano di email e il fatto di aprire e seguire una mailing list è una notevole dimostrazione di fiducia. Per premiare l’utente, perché non offrire uno sconto a tempo limitato o un codice coupon nelle email?

Ciò non solo rende felici i clienti per il fatto che rispetti e apprezzi le loro abitudini, ma contribuisce anche a incrementare drasticamente i tassi di clic.

8. La fase di editing

Una volta che hai completato la prima bozza dell’email e sei convinto che tutte le informazioni siano presenti, è ora di iniziare a perfezionarle. La prima fase di questo processo è l’editing dell’email.

Questo processo è completamente diverso dalla fase di proofreading (vedi sotto) e punta a fare in modo che il messaggio sia perfetto per i tuoi lettori e trasmetta il concetto che desideri effettivamente comunicare. Quello che nella tua testa è già perfetto deve essere rivisto mettendoti nei panni del lettore, che potrebbe percepire i contenuti in modo diverso.

Ad esempio, se hai inserito qualche battuta nell’email, ripensa a chi sono le persone che la stanno leggendo. Riusciranno a cogliere l’umorismo, o alcuni lettori troveranno potenzialmente offensivo quello che stai dicendo?

Prima di affrontare questa fase, consigliamo di fare una pausa tra la scrittura della prima bozza e l’editing vero e proprio, in modo da guardare i contenuti a mente fresca. Allo stesso modo, può anche essere utile chiedere a un collega, un amico o un familiare di leggere l’email, per capire cosa ne pensa e se può dare qualche indicazione utile.

9. La fase di proofreading

Una volta completato il penultimo passaggio della stesura dell’email, è molto importante eseguire l’ultimo passaggio con precisione. Questo viene indicato come processo di proofreading, o revisione. Ciò significa controllare il contenuto per assicurarsi che sia privo di errori, che possono essere di ortografia, di grammatica, di battitura e molto altro. Eventuali errori contenuti nelle email mineranno la credibilità e la reputazione della tua azienda.

La revisione può richiedere tempo e apparire superflua (perché rivedere i contenuti ancora una volta?), ma è fondamentale per garantire il successo. Dopo tutto, compreresti i prodotti o investiresti nei servizi di un’azienda i cui messaggi siano pieni di errori?

Per assicurarti che la revisione sia accurata, prenditi una pausa tra l’editing e questa fase. Al tuo ritorno, ignora completamente il contenuto dell’email stessa (dal momento che questo è stato perfezionato nella fase precedente) e concentrati sulla lingua, la grammatica e la punteggiatura che hai utilizzato.

Come scrivere email che sappiano davvero toccare il cuore del destinatario e raggiungere il proprio obiettivo? Il lavoro del copywriter è tutt’altro che semplice, ed è opportuno che si articoli nelle fasi descritte finora – pena possibili errori e minore efficacia dei messaggi.

Se vuoi saperne di più sulle strategie e le tecniche che sottostanno a testi e contenuti di valore, puoi scaricare questo white paper gratuito, scritto insieme all’esperto di Content Marketing Francesco De Nobili.